Die große Firma Umzug Checkliste

Gewerbeummeldung bei Ortswechsel (Abmeldung am alten und Anmeldung am neuen Standort) gemäß § 14 GewO. Für alle gewerblichen Unternehmen erforderlich (freie Berufe ausgenommen).

Sitz- oder Adressänderung beim zuständigen Registergericht anmelden (notariell). Für e.K. (sofern eingetragen), OHG, KG, GmbH, UG, AG, KGaA, eG und PartG (Partnerschaftsregister) verpflichtend.

Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, KGaA), eG, Personengesellschaften mit HR-Eintrag (OHG, KG, e.K.) und PartG muss der Notar die Sitzverlegung beurkunden und ans Register melden.

Gewerbliche Unternehmen sind Pflichtmitglieder der IHK. Bei Umzug entweder formlose Mitteilung oder Kammerwechsel (alte und neue IHK). Für Freiberufler/PartG meist nicht relevant.

Nur relevant für in der Handwerksrolle eingetragene Betriebe. Bei Umzug in einen anderen Kammerbezirk ist Abmeldung bei der alten HWK und Neuanmeldung bei der neuen HWK erforderlich.

Arbeitgeber müssen ihre Adressänderung melden, damit die Betriebsnummer aktuell bleibt. Erfolgt üblicherweise elektronisch über das SV-Meldesystem oder formlos.

Bei Beschäftigten muss die Änderung der Betriebsanschrift gemeldet werden (für Beitragsnachweise, Kommunikation). Geschieht meist über DEÜV-Meldungen oder die Einzugsstelle.

Änderung der Adresse und ggf. Betriebsart an die zuständige BG melden, damit der Versicherungsschutz aufrechterhalten bleibt. Verpflichtend für alle Arbeitgeber.

Sofern das Unternehmen SV-Beiträge abführt (Arbeitgeber) oder Selbständige rentenversicherungspflichtig sind, Adresse an die DRV weitergeben. Üblicherweise formlos.

Neue Geschäftsanschrift muss dem Vermieter (bei Mietobjekt) und allen Leasinggebern (Maschinen, KFZ etc.) gemeldet werden. Häufig vertraglich vorgeschrieben.

Erstelle einen detaillierten Grundriss mit Raumaufteilungen. Berücksichtige Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche. Wenn Du dafür Unterstützung benötigst, wende Dich z. B. an Bublitz Einrichtungen für Unternehmen

Inventarisiere bestehende Möbel und entscheide, was mitgenommen oder neu angeschafft werden muss. Plane Lieferzeiten und Bestellfristen ein.

Für kleine Teams eignet sich direkte Kommunikation über persönliche Meetings und E-Mails. Erklärt wird der Umzugsplan mit genauen Terminen und Verantwortlichkeiten.

Regelmäßige Teamtreffen, um Fragen zu beantworten und Bedenken zu klären. Nutzen Sie die Gelegenheit, Feedback aus dem Team zu sammeln.

Erstellen Sie eine interne Webseite, die alle Informationen zum Umzug bietet. Inkludiert detaillierte Zeitpläne, FAQs und Ansprechpartner.

Organisieren Sie virtuelle Führungen durch die neuen Räumlichkeiten. Halten Sie regelmäßige Meetings, um den Umzugsfortschritt zu besprechen.

Setzen Sie ein Projektteam ein, das für die gesamte Kommunikation verantwortlich ist. Integrieren Sie ein Helpdesk-System für Anfragen.

Verteilen Sie wöchentliche Newsletter mit Updates und planen Sie Webinare, um Details und Vorteile des Umzugs zu kommunizieren.

Informiere alle Kunden und Geschäftspartner über den bevorstehenden Umzug und die neue Adresse. Nutze E-Mails und direkte Anrufe für wichtige Kontakte.

Aktualisiere die Unternehmenswebsite und Social-Media-Profile mit Informationen über den Umzug und die neue Adresse.

Veröffentliche eine Pressemitteilung über den Umzug, um potenzielle neue Kunden zu erreichen und die Sichtbarkeit zu erhöhen.

Bestimmen Sie eine einzelne Person, die den Überblick über alle zu transportierenden Kisten und Geräte behält. Diese Person erstellt oder besorgt ein einfaches Schadensprotokollformular (z. B. in Word/Excel) und klärt, wie Schäden gemeldet werden. Bei bis zu 10 Mitarbeitenden kann dies relativ spontan bleiben, solange klar geregelt ist, wer am Ende verantwortlich ist.

Legen Sie vorab ein kleines Team fest, das während des Umzugs ausschließlich die Überwachung des Transports übernimmt. Dokumentieren Sie genau, wer zur Gruppe gehört, wer die Leitung innehat und wie die Vertretung bei Abwesenheit geregelt ist. So wissen alle Mitarbeitenden, an wen sie sich bei Verlusten oder Schäden wenden können.

Erstellen oder beschaffen Sie eine Schadensprotokoll-Vorlage, die das Team später nutzen wird. Sie sollte einfach strukturiert sein, mit Feldern für Datum, Ort, Beschreibung des Schadens und Fotos. So kann das Team Schäden schnell und einheitlich dokumentieren.

Erarbeiten Sie einen klaren Prozess, wie Schäden gemeldet und erfasst werden. Bei bis zu 1.000 Mitarbeitenden lohnt sich ein eigenes Projektteam mit Leitung und Stellvertretung, das einen digitalen Workflow (z. B. eine App oder Ticket-System) für Schadenserfassungen aufsetzt. So können alle Abteilungen reibungslos melden.

Erstellen Sie eine digitale Vorlage für Schadensmeldungen, die Fotos und Zeitstempel zulässt. Erwägen Sie externe Qualitätsprüfer (QA) oder Berater, wenn viele sperrige oder empfindliche Gegenstände transportiert werden. Dies steigert die Professionalität und entlastet das interne Team.

Recherchieren Sie ein oder zwei Umzugsfirmen, die auf Unternehmensumzüge spezialisiert sind. Bitten Sie um ein schriftliches Angebot und prüfen Sie die Transportversicherung. Achten Sie darauf, ob im Angebot Verpackungsmaterial oder zusätzliche Services (z. B. Abbau/Montage) enthalten sind.

Holen Sie mehrere Offerten ein und vergleichen Sie die Bedingungen (Leistungsumfang, Versicherungsgrenze). Bestimmen Sie ein internes Team oder einen Hauptverantwortlichen, der Offerten einholt, Koordination übernimmt und Versicherungsfragen klärt. Legen Sie die Zuständigkeiten schriftlich fest.

Bevor Sie sich final für eine Spedition entscheiden, legen Sie fest, ob das Unternehmen z. B. den Ab- und Aufbau von Möbeln übernimmt und ob Spezialverpackungen für empfindliche Geräte nötig sind. Prüfen Sie die Höhe der Transportversicherung. Überlegen Sie, ob eine Zusatzversicherung angebracht ist.

Falls der Umzug umfangreicher wird, empfiehlt sich ein professionelles Ausschreibungsverfahren. Erstellen Sie ein Pflichtenheft mit exakten Vorgaben (Abbau, Verpackung, Schwerlasttransport, Zwischenlagerung) und bitten Sie mehrere Speditionen um Angebote. Definieren Sie interne Freigabeprozesse.

Nach Auswahl der Spedition organisieren Sie ein Kick-off-Meeting. Definieren Sie Service Level, etwa maximale Ausfallzeiten oder Reaktionszeiten. Falls weitere Fachfirmen (Kranunternehmen, IT-Dienstleister) eingebunden sind, klären Sie Zuständigkeiten. Ein klarer Projektplan beugt Missverständnissen vor.

Wählen Sie ein Datum für den Umzug und stimmen Sie sich kurz mit dem gesamten Team ab. Bei bis zu 10 Mitarbeitenden reicht oft eine gemeinsame Besprechung, um sicherzustellen, dass niemand überrascht wird. Informieren Sie alle Mitarbeiter persönlich oder per Rundmail darüber, ab wann sie mit eventuellen Einschränkungen rechnen müssen.

Sobald das Umzugsdatum steht, blocken Sie diesen Termin im Team-Kalender. Bei einem kleinen Betrieb (bis 10 MA) sind meist keine aufwendigen Abstimmungsrunden nötig. Achten Sie aber darauf, dass in den Tagen davor und danach wichtige Termine (z. B. Kundentermine) nicht direkt auf den Umzug fallen, damit Sie sich in Ruhe vorbereiten bzw. nachbereiten können.

Setzen Sie einen vorläufigen Termin fest und diskutieren Sie diesen mit den einzelnen Teams oder Abteilungen (z. B. Buchhaltung, Vertrieb, IT). So klären Sie früh, ob es Termin-Überschneidungen gibt (z. B. Abgabetermine, wichtige Kundentermine). Nach dem Feedback legen Sie einen finalen Termin fest.

Kommunizieren Sie den endgültigen Umzugstermin mindestens 4 bis 6 Wochen vorher allen Mitarbeitenden per E-Mail und Aushang. Prüfen Sie zusätzlich, welche externen Partner (z. B. Stammkunden, Lieferanten, Dienstleister) den Termin früh wissen sollten. So kann jeder seine Planungen anpassen, etwa wenn Abteilungen für ein oder zwei Tage eingeschränkt erreichbar sind.

Erarbeiten Sie mit den Abteilungsleitern einen Ablaufplan, aus dem hervorgeht, in welcher Reihenfolge einzelne Teams oder Bereiche eingepackt und ins neue Büro transportiert werden. Verteilen Sie diesen Plan im gesamten Unternehmen, damit alle Bescheid wissen, wann sie mit packen beginnen sollen und ab wann Arbeitsplätze eingeschränkt sind.

Bei einer großen Firma ist es wichtig, frühzeitig ein Steuerungsgremium (Steering Committee) einzurichten, das den Umzug koordiniert. Dieses Gremium sammelt Rückmeldungen aus allen Abteilungen und legt danach einen verbindlichen Umzugstermin fest. Sorgen Sie für ausreichende Vorlaufzeit (mindestens 3–6 Monate), damit Teams Personal- und Budgetplanungen anpassen können.

Tragen Sie den geplanten Termin in alle relevanten Firmenkalender, Collaboration-Tools (z. B. Microsoft Teams, Google Workspace) und Projektmanagement-Software ein. Bei 1.000 Mitarbeitern dürfen Sie nicht nur eine E-Mail verschicken; nutzen Sie zusätzlich Intranet-Ankündigungen oder Newsletter. Sorgen Sie dafür, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter im Ausland oder in anderen Niederlassungen Bescheid wissen.

Große Unternehmen ziehen oft in mehreren Etappen um, damit der Betrieb möglichst weiterläuft. Legen Sie daher für jede Abteilung exakte Zeitfenster fest, in denen gepackt bzw. umgezogen wird. Informieren Sie externe Partner (z. B. Großkunden) proaktiv über mögliche Einschränkungen. Publizieren Sie einen übersichtlichen Plan, damit jeder weiß, an welchen Tagen welcher Bereich umzieht.

Organisieren Sie in sehr großen Firmen eine offizielle Info-Veranstaltung oder virtuelle Townhall. Dort kann das Steering Committee den geplanten Termin und Ablauf detailliert vorstellen. Mitarbeiter können offene Fragen stellen und Problemen frühzeitig entgegenwirken (z. B. Schichtbetrieb, Homeoffice während des Umzugs).

In einem kleinen Betrieb können Sie das Treppenhaus, den Fahrstuhl (falls vorhanden) und den Eingangsbereich selbst ausmessen. Prüfen Sie, ob größere Büromöbel (z. B. Schränke) problemlos durch Türen oder Gänge passen. Erkundigen Sie sich vor Ort, ob es Zugangsschwierigkeiten gibt (z. B. enge Wendeltreppen). Notieren Sie die Maße, um sie ggf. der Umzugsfirma mitzuteilen.

Erstellen Sie ein kurzes Protokoll, aus dem hervorgeht, welche Aufzüge oder Treppen verfügbar sind und welche Maße sie haben. Bei mittelgroßen Unternehmen empfiehlt es sich, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die alle (de)montierten Möbelstücke misst und vergleicht, ob genug Rangierplatz vorhanden ist. Stimmen Sie sich mit dem Vermieter ab, ob ggf. zusätzliche Durchgänge (z. B. Hintereingang) genutzt werden dürfen.

Kontrollieren Sie, ob die Zufahrtswege für Transporter oder LKW groß genug sind und wo diese parken bzw. be- und entladen können. Überlegen Sie, ob Sie eine Halteverbotszone beantragen müssen. In Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitenden sind oft mehrere Transportfahrzeuge gleichzeitig im Einsatz, also planen Sie ausreichend Freifläche ein.

Setzen Sie ein kleines Projektteam oder Planungsbüro ein, um sämtliche Türen, Tore, Fahrstühle und Rampen zu erfassen. Bei einem großen Unternehmen kann es mehrere Eingänge geben. Protokollieren Sie Traglasten (z. B. für Lastenaufzüge), max. Durchfahrtshöhen und Wenderadien, damit die Spedition weiß, ob ein großer LKW anfahren kann oder kleinere Shuttle-Fahrzeuge nötig sind.

Sprechen Sie mit der Stadtverwaltung, ob Zufahrtsstraßen oder Gehwege temporär gesperrt werden müssen. Prüfen Sie mit der Hausverwaltung, ob gewisse Aufzüge exklusiv nutzbar sind (ggf. Schlüsselausgabe). Bei Großobjekten kann die Feuerwehr Anforderungen an Fluchtwege stellen, sodass Rampen nicht blockiert werden dürfen.

Bei kleinen Firmen (bis zu 10 Mitarbeitenden) genügt oft ein formloser Kontakt mit der Stadt- oder Gemeindeverwaltung. Fragen Sie nach, ob und wie lange Sie eine Halteverbotszone vor Ihrem alten bzw. neuen Standort einrichten dürfen. Prüfen Sie, ob eine einfache Parkbucht ausreicht, wenn nur wenige Möbelwagen benötigt werden.

Bestellen oder mieten Sie die benötigten Schilder einige Tage vor dem Umzug. In vielen Städten können Sie das bei lokalen Verkehrsunternehmen oder spezialisierten Verleihern tun. Platzieren Sie die Schilder mindestens 48 Stunden vorher, damit Anwohner Zeit haben, woanders zu parken. Bei bis zu 10 Mitarbeitenden genügen meist 1–2 Parkplätze direkt vorm Gebäude.

In einem mittelgroßen Unternehmen (bis 100 MA) ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Sie mehrere LKW oder Transporter gleichzeitig benötigen. Reichen Sie daher frühzeitig die Genehmigungsformulare bei der zuständigen Behörde ein. Geben Sie exakt an, für welche Tage und Uhrzeiten Sie die Zone benötigen und wie groß der benötigte Bereich ist (z. B. 15–20 m pro Fahrzeug).

Abstimmung ist wichtig: Besprechen Sie sich mit der Hausverwaltung, ob eventuell Parkplätze im Innenhof oder eine Rampe genutzt werden können. Informieren Sie die direkten Nachbarn, dass dort eine Halteverbotszone eingerichtet wird. Dies reduziert Beschwerden und verbessert die Zusammenarbeit im Viertel.

In großen Unternehmen (bis 1000 MA) sind teils mehrere LKW und Lieferfahrzeuge gleichzeitig am alten und neuen Standort tätig. Bauen Sie einen genauen Flächenplan: Wie viele Meter brauchen Sie pro LKW, wo sind Ausfahrten und Hydranten? Geben Sie dies bei der Straßenverkehrsbehörde an, um passende Genehmigungen zu bekommen.

Große Firmen sind oft im gesamten Stadtgebiet aktiv: Evtl. müssen Sie an mehreren Standorten parallel Halteverbotszonen einrichten. Beauftragen Sie ein externes Unternehmen, das sich um die Beschaffung, Aufstellung und Entfernung der Schilder kümmert. Klären Sie vorab die benötigte Anzahl und den Zeitraum. Hinterlegen Sie eine Ansprechperson für Rückfragen der Behörde.

Bei bis zu 10 Mitarbeitern reicht es oft, wenn ein bis zwei Transporter oder ein kleiner Umzugs-LKW genutzt werden. Prüfen Sie, wo das Fahrzeug beim alten Standort parken kann (z. B. reservierte Parkbucht). Am neuen Standort stellt sich die Frage, ob ein Hof oder ein naher Parkplatz zur Verfügung steht. Stimmen Sie sich frühzeitig mit der Hausverwaltung ab, falls spezielle Zufahrtswege genutzt werden müssen.

Bei bis zu 100 Mitarbeitern kann es erforderlich sein, mehrere Fahrzeuge parallel einzusetzen (z. B. Transporter plus LKW). Erstellen Sie eine Liste der benötigten Fahrzeuge und prüfen Sie, wie viele Stellplätze an beiden Standorten vorhanden sind. Buchen oder reservieren Sie zusätzliche Parkflächen (ggf. kostenpflichtig), falls Sie vor Ort nicht genug Platz haben.

Planen Sie, wie die Fahrzeuge zwischen altem und neuem Büro pendeln. Bei mittleren Distanzen kann es sinnvoll sein, die Fahrzeiten so zu legen, dass Stoßzeiten umgangen werden. Legen Sie Verantwortliche fest, die sich um das Einweisen von Fahrern vor Ort kümmern. Teilen Sie eine Übersichtskarte mit Zufahrten und möglichen Wendestellen.

In großen Unternehmen (bis 1000 MA) müssen Sie unter Umständen ein umfassendes Flottenkonzept erstellen, da mehrere LKW (teils Sattelzüge) und Begleitfahrzeuge gleichzeitig zum Einsatz kommen. Prüfen Sie, ob zusätzliche Lager- oder Umschlagplätze nötig sind. Ein Steuerungsteam koordiniert diese Vorbereitungen und stimmt sich mit der Stadtverwaltung, externen Parkflächenvermietern und ggf. Speditionen ab.

Erstellen Sie detaillierte Lagepläne mit allen vorhandenen Parkplätzen, Rampen und Ladezonen. Bei sehr großen Umzügen kann es sinnvoll sein, bestimmte Abteilungen in verschiedenen Zeitfenstern umzuziehen, damit sich Fahrzeuge nicht stauen. Veranstalten Sie ggf. ein ‚Parkplatz-Briefing‘ mit allen Verantwortlichen, damit jeder weiß, wo man kurz- oder langfristig parken darf.

Nutzen Sie ein unkompliziertes System: Jeder Mitarbeiter beschriftet seine Kartons und Möbelstücke mit Name oder Abteilung. Bei bis zu 10 Mitarbeitenden reicht oft ein Stapel bunter Aufkleber (z. B. Blau = Chef, Gelb = Lager). Erfassen Sie außerdem eine Liste, welche Gegenstände wem zugeordnet sind, damit Sie beim Auspacken den Überblick behalten.

Bei bis zu 100 Mitarbeitenden sollte ein zentrales Labelkonzept festgelegt werden. Definieren Sie, wie die Kartons markiert werden (Raum-Nummern, Abteilung, Eigentümer). Verteilen Sie entsprechende Vorlagen oder Farbcodes, damit alle Mitarbeiter gleich beschriften. Erstellen Sie eine Kurzanleitung oder ein PDF, um Fehler zu vermeiden.

Beschaffen Sie ausreichend Kartons, Klebeband, Polsterfolie und Aufkleber. Teilen Sie das Material rechtzeitig an die Abteilungen aus. Ermutigen Sie die Teams, früher anzufangen, damit sich das Packen nicht auf die letzte Woche komprimiert. Eine interne Deadline pro Abteilung sorgt für flüssigen Ablauf.

Erstellen Sie ein übergreifendes Packkonzept, in dem Sie Standards festlegen: Welche Farbcodes gelten für welche Abteilungen? Wie werden Labellisten geführt? Wer ist für sensible Geräte (Server, teure Laborausrüstung) zuständig? Ein Koordinator pro Abteilung kommuniziert Anforderungen (z. B. Spezialverpackungen) an das zentrale Umzugsteam.

Bei 1.000 Mitarbeitenden lohnt es sich, eine digitale Lösung einzusetzen (z. B. Barcode- oder QR-Code-System). Damit können Sie jeden Gegenstand scannen und einer Zielzone im neuen Gebäude zuordnen. Verteilen Sie Scanner-Apps oder -Geräte an die Teams und schulen Sie kurz, damit jeder weiß, wie Gegenstände zu erfassen sind.

Große Konzerne benötigen oft mehrere spezialisierte Packteams (z. B. IT-Packteam, Mobiliar-Team). Definieren Sie Zeitfenster, in denen Arbeitsplätze abgeschaltet und verpackt werden können, damit der Betrieb weitgehend weiterläuft. Kommunizieren Sie diesen Zeitplan in Form einer Projektübersicht, die ständig aktualisiert wird.

Bei einem kleinen Team (bis 10 Mitarbeitende) fallen meist überschaubare Mengen an Büromöbeln und Kisten an. Prüfen Sie früh, ob Ihre neuen Räume eventuell noch nicht fertig sind oder in Etappen beziehbar sind. In diesem Fall kann ein kleiner Selfstorage-Raum oder ein leerstehender Keller/ Garage genutzt werden. Klären Sie die Mietkonditionen, Laufzeit und Zugriffszeiten, damit Sie kurzfristig an Ihr Material kommen, wenn nötig.

Ab ca. 100 Mitarbeitenden kann der Umzug zeitlich gestaffelt sein. Prüfen Sie daher, ob ein Teil der Büros, Maschinen oder Akten kurzzeitig ausgelagert werden muss. Holen Sie Angebote bei externen Lagerdienstleistern ein. Klären Sie vor allem, wie viel Platz Sie für schweres Inventar benötigen und ob der Lagerstandort verkehrsgünstig liegt. So reduzieren Sie Umzugsstress und Engpässe.

Erstellen Sie einen genauen Zeitplan, wann welche Gegenstände ins Zwischenlager kommen und wann sie an den neuen Standort transferiert werden. Definieren Sie Verantwortliche und Zugriffsregeln: Wer darf ins Lager, wer führt Inventarlisten? So bleibt das System transparent, und Fehlbestände lassen sich vermeiden.

Bei großen Betrieben (bis 1000 Mitarbeitende) kann ein umfangreiches Interimsflächen-Konzept nötig sein. Identifizieren Sie nicht nur einen, sondern ggf. mehrere Lagerorte (z. B. externe Lagerhallen, leere Büroetagen im neuen/alten Standort). Definieren Sie, ob Akten, Möbel oder Maschinen jeweils separate Lagerflächen benötigen. Holen Sie Angebote von professionellen Logistikern ein, die ggf. Stapler, Regalsysteme oder Kühlbereiche bereitstellen.

Setzen Sie auf eine digitale Lösung (z. B. Barcode/QR-Code-Scanning), um Gegenstände einzubuchen, wenn sie eingelagert werden. So wissen Sie stets, an welcher Lageradresse sie liegen. Binden Sie gegebenenfalls ein WMS (Warehouse Management System) ein oder nutzen Sie ein vorhandenes System. Schulen Sie die Mitarbeiter, damit keine Verzögerungen entstehen.

Nur relevant, wenn das alte Objekt gemietet wird (Aktuelle Räume=Miete). Prüft frühzeitig die Verlängerungs- oder Kündigungsfristen und klärt, ob ein Nachmieter gestellt werden muss. Bei bis zu 10 MA ist die Abstimmung einfacher, bei 100 oder 1000 MA müsst ihr frühzeitig planen, damit alle Abteilungen rechtzeitig informiert sind. Größere Firmen haben oft mehrere Teilmietverträge (z. B. für Lager und Büros).

Nur relevant, wenn das alte Objekt euer Eigentum ist (Aktuelle Räume=Eigentum). Prüft, ob ihr verkaufen, vermieten oder es leerstehen lassen wollt. Erfasst alle Unterlagen (Grundbuch, Energieausweis, evtl. Teilungserklärung). Bei Unternehmen ab 100 MA kann eine professionelle Immobilienbewertung sinnvoll sein; ab 1000 MA eventuell ein Team für Liegenschaftsverwaltung.

Nur relevant, wenn das neue Objekt gemietet werden soll (Neue Räume=Miete). Sucht passende Mietflächen, vergleicht Angebote hinsichtlich Lage, Größe, Nebenkosten und vertraglichen Klauseln. Für Unternehmen bis zu 10 MA genügt oft ein kleineres Büro, ab 100 MA sind mehrere Konferenzräume und ein ausreichend großer Eingangsbereich wichtig, ab 1000 MA werden ggf. separate Gebäudeteile oder sogar ein eigenes Gebäude angemietet.

Nur relevant, wenn das neue Objekt Eigentum werden soll (Neue Räume=Eigentum). Plant den Kauf oder Bau mit Bankfinanzierung, kalkuliert Nebenkosten (Notar, Grundbuch, Grunderwerbsteuer). Bei bis zu 10 MA ist dies meist ein Einzelprojekt, bei 100 oder 1000 MA braucht ihr ein Projektteam für Standortentwicklung, Verhandlungen und Bauüberwachung.

Nur relevant, wenn ihr vom alten Mietobjekt in ein neues Mietobjekt wechselt (Aktuelle Räume=Miete, Neue Räume=Miete). Sprecht mit dem alten und neuen Vermieter, ob es eine Überschneidungsphase gibt, sodass der Umzug nicht an einem Tag erfolgen muss. Größere Unternehmen ab 100 MA brauchen oft 2–4 Wochen Parallelmiete, um EDV, Möblierung und Teams gestaffelt umzuziehen.

Nur relevant, wenn altes Objekt Eigentum war und das neue ebenfalls (Aktuelle Räume=Eigentum, Neue Räume=Eigentum). Entwickelt ein Nutzungskonzept: Wozu soll das alte Gebäude nach dem Umzug dienen (Verkauf, Vermietung, Umbau)? Bei 100 oder 1000 MA kann das neue Objekt deutlich größer oder moderner sein; prüft ein Facility-Konzept für beide Liegenschaften.

Unabhängig von Miete oder Eigentum kann es nötig sein, Teilflächen umzubauen oder temporär anzumieten. Für bis zu 10 MA sind kleinere Maßnahmen nötig, z. B. ein kurzer Umbau. Bei 100 MA kann eine mehrwöchige Bauphase anfallen, bei 1000 MA sind umfangreiche Bauetappen nötig (Aufzüge, Kantinenbereiche, Brandschutzertüchtigung). Legt Meilensteine und Budget fest.

Nur relevant, wenn das neue Objekt gemietet wird (Neue Räume=Miete). Klärt die Höhe der Kaution oder Bürgschaft. Kleinere Betriebe (bis 10 MA) können Barkaution vorsehen, ab 100 MA ist eine Bankbürgschaft oft üblich, ab 1000 MA verhandelt ihr regelmäßig mit dem Vermieter über Sonderkonditionen.

Egal ob Miete oder Kauf: Größere Firmen ab 100 MA haben meist eine eigene Rechtsabteilung oder beauftragen einen Fachanwalt, um Klauseln zu Nebenkosten, Renovierung, Haftung etc. zu prüfen. Bei 10 MA reicht ggf. ein externer Anwalt, aber achtet auf Stolperfallen (z. B. Konkurrenzschutz, Optionsrechte).

Passt für alle Szenarien (Miete oder Eigentum). Prüft Bebauungsplan, Brandschutzauflagen und behördliche Genehmigungen. Bei 100 oder 1000 MA ist eine größere Prüfung nötig (Fluchtwege, Sprinkler, Fahrstühle). Bei 10 MA oft überschaubar, kann aber in Altbauten Probleme geben.

Bei Unternehmen bis 10 MA genügt oft ein klassisches Schließsystem. Ab 100 MA sind elektronische Karten oder Codes sinnvoll, ab 1000 MA komplexe Zutrittszonen und Besucher-Management. Bei Miete: Abstimmung mit Vermieter. Bei Eigentum: Ihr tragt Kosten selbst.

Erstellt Raumpläne für Büros, Konferenzräume, Lager, Sanitär. Bei bis 10 MA reicht eine einfache Skizze, ab 100 MA koordiniert man Fachplaner, bei 1000 MA kann ein Architektenteam einziehen (z. B. mehrere Etagen). Bei Eigentum: Umbauten selbst verantworten, bei Miete: Rücksprache mit Vermieter.

Nach der tatsächlichen Sitzverlegung sollte das neue und ggf. das alte Finanzamt informiert werden. Die Steuernummer kann sich ändern, fortlaufende Steuerprozesse werden an den neuen Standort übergeben.

Betriebsstätte beim Beitragsservice ummelden oder neu anmelden. Gesetzliche Pflicht nach dem Rundfunkbeitragsstaatsvertrag.

Betriebshaftpflicht, Inventarversicherung etc. verlangen eine neue Anschrift; teils ändert sich das Risiko/der Beitrag. Unbedingt schriftlich/online mitteilen.

Alle Bankpartner müssen die neue Geschäftsadresse für den Zahlungsverkehr kennen (AGB-Pflicht). Kontaktdaten für Kontoauszüge, TAN, Karten etc. anpassen.

Adressänderung frühzeitig kommunizieren (E-Mail, Newsletter, Brief) um Lieferungen, Rechnungsstellungen und Korrespondenz reibungslos fortzusetzen.

Falls eine eigene Website vorhanden ist, muss die Anschrift im Impressum (gem. § 5 TMG) und ggf. in der Datenschutzerklärung auf den neuen Standort angepasst werden.

Biete eine Eingewöhnungsphase an, in der Anpassungen an der Büroaufteilung vorgenommen werden können. Sammle Feedback von Mitarbeitern.

Analysiere den neuen Arbeitsablauf und nimm bei Bedarf Optimierungen vor. Fokus auf Ergonomie und Effizienz der Büroeinrichtung.

Lade wichtige Kunden und Partner zu einer Einweihungsfeier ein, um den neuen Standort zu präsentieren und Geschäftsbeziehungen zu stärken.

Kontaktiere Kunden und Partner nach dem Umzug, um sicherzustellen, dass alle Informationen angekommen sind und keine Unterbrechungen im Service entstanden sind.

Sollten Schäden aufgetreten sein, nimmt die zuständige Person oder Abteilung Kontakt mit dem Umzugsunternehmen auf. Das Schadensprotokoll und Fotos dienen als Beleg. Bei bis zu 10 Mitarbeitenden ist der Ablauf meist unkompliziert: Reichen Sie die Dokumente ein und fordern Sie eine Erstattung innerhalb der vertraglich vereinbarten Fristen.

Haben Sie Beschädigungen festgestellt, reichen Sie die Protokolle, Fotos und weitere Belege bei der Versicherung oder dem Umzugsunternehmen ein. Bei bis zu 100 Mitarbeitenden empfiehlt es sich, den Verlauf zu dokumentieren und die betroffenen Abteilungen auf dem Laufenden zu halten. Häufig setzen Firmen interne Deadlines, um den Abschluss nicht zu verzögern.

Sobald der Umzug abgeschlossen ist, sichtet das Projektteam alle Schadensfälle. Teure Schäden (z. B. an Maschinen oder umfangreicher IT) werden zusammen mit der Versicherung und dem Logistik-Dienstleister juristisch geklärt. Dokumentieren Sie den Verlauf und ziehen Sie ein Fazit. Diese Erkenntnisse fließen in künftige Standortwechsel oder große interne Umzüge ein.

Prüfen Sie nach Abschluss des Umzugs, ob alle Leistungen wie vereinbart erbracht wurden. Falls Schäden entstanden sind, kontaktieren Sie die Umzugsfirma umgehend. Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein und dokumentieren Sie Verbesserungswünsche für künftige Standortwechsel.

Gleichen Sie die Rechnung mit dem Angebot ab und dokumentieren Sie alle Abweichungen (z. B. zusätzliche Kartons oder Sonderfahrten). Führen Sie intern ein Feedback-Gespräch: Was lief gut, was lässt sich beim nächsten Mal besser regeln? Diese Informationen sind für zukünftige Standortwechsel wertvoll.

Vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten, Zeiten und eventuelle Schäden mit der ursprünglichen Planung. Dokumentieren Sie jede Abweichung und führen Sie ein Abschlussgespräch mit allen Beteiligten. Sichern Sie so wertvolle Erkenntnisse und verbessern Sie Abläufe für künftige Standortverlegungen.

Prüfen Sie, ob die gewählten Wege und Rangierflächen gut funktioniert haben oder ob es (unnötige) Engpässe gab. Legen Sie für künftige Standortverlagerungen fest, was Sie verbessern möchten: z. B. mehr Hinweisschilder, breitere Fahrkorridore, separate Laufwege für nicht am Umzug beteiligte Personen.

Nach dem Umzug prüfen Sie die Rechnungen der Behörde oder des Dienstleisters, der die Halteverbotsschilder aufgestellt hat. Dokumentieren Sie, ob zusätzliche Tage nötig waren (z. B. Verzögerungen). Veranlassen Sie die Entfernung der Schilder pünktlich, damit keine weiteren Gebühren entstehen. Bewerten Sie, ob der Planungsaufwand im richtigen Verhältnis zum Nutzen stand.

Wenn Sie Miettransporter genutzt haben, geben Sie sie zeitnah und gereinigt zurück, um Zusatzkosten zu vermeiden. Prüfen Sie die Tankregelung (z. B. vollgetankt abgeben). Stellen Sie auch sicher, dass alle Mitarbeiter ihre privaten Fahrzeuge wieder wie gewohnt abstellen können und keine Park- oder Schlüsselchaos herrscht.

Überprüfen Sie, ob die genutzten Fahrzeuge wie vereinbart abgerechnet werden und ob zusätzliche Kosten (z. B. mehrere Shuttle-Fahrten) entstanden sind. Notieren Sie, ob sich die Fahrzeugwahl bewährt hat oder ob Sie nächstes Mal lieber größere bzw. kleinere Fahrzeuge einsetzen. Dies hilft bei künftigen Standortwechseln.

Analysieren Sie, ob die eingesetzte Anzahl und Art von Fahrzeugen (z. B. LKW-Größe, Zwischen-Shuttle) passend war. War ausreichend Stellfläche vorhanden? Gab es unnötige Wartezeiten oder Konflikte? Sammeln Sie diese Daten in einem Abschlussbericht und definieren Sie Handlungsempfehlungen für künftige Umzugsprojekte in großem Maßstab.

Sammeln Sie Kartons ein und überprüfen Sie, ob sie noch einmal verwendbar sind. In einem kleinen Betrieb genügt meist ein Lagerplatz für übrig gebliebene Kisten. Beschädigte Kartons entsorgen Sie am besten zeitnah im Altpapier, um Platz im neuen Büro zu schaffen.

Ermitteln Sie, wie viele Kartons aufbewahrt werden (für Retouren oder spätere Umzüge). Definieren Sie, wohin Mitarbeiter leere Kisten bringen. Entfernen Sie alte Labels von Möbeln, um Verwirrung zu vermeiden. Entsorgen Sie beschädigtes Verpackungsmaterial zeitnah, damit das neue Büro schnell aufgeräumt ist.

Nach dem Umzug sollten Sie alle gescannten Objekte mit dem realen Bestand abgleichen und mögliche Fehlbestände identifizieren (z. B. verschollene Kartons). Dokumentieren Sie die Endposition jedes Möbelstücks. Entfernen oder aktualisieren Sie Labels, damit keine alten Codes mehr verwirren. Diese Daten fließen ins Facility Management ein, um den neuen Standort sauber zu verwalten.

Sobald Sie im neuen Büro alles aufgebaut haben, sollten Sie das Lager zeitnah räumen. Klären Sie, ob Sie die angemietete Fläche weiter zur Sicherheit behalten wollen (z. B. Archivlager). Wenn nicht, kündigen Sie rechtzeitig, um keine unnötigen Kosten zu generieren. Prüfen Sie außerdem, ob sämtliche Gegenstände unbeschadet angekommen sind.

Sobald genug Fläche im neuen Büro frei wird, holen Sie die eingelagerten Gegenstände zurück. Achten Sie auf geordnete Abläufe und aktualisieren Sie die Inventarlisten, damit nichts verloren geht. Wenn Sie alles ausgeräumt haben, kündigen Sie das Lager fristgerecht. Dokumentieren Sie außerdem, ob der Prozess reibungslos lief oder Verbesserungen nötig sind.

Geben Sie allen Abteilungen feste Zeitfenster, in denen sie ihre eingelagerte Ausstattung abholen oder geliefert bekommen. Kontrollieren Sie jedes Teil anhand der digitalen Inventarliste. Ein Abschlussprotokoll hilft, etwaige Verluste oder Beschädigungen zu dokumentieren. Danach kündigen Sie ggf. kostspielige Hallen oder Lagerverträge. Bewerten Sie intern, ob sich das Modell bewährt hat, und führen Sie Lessons Learned in einer Dokumentation zusammen.

Nur bei altem Mietobjekt (Aktuelle Räume=Miete). Der Vermieter prüft potenzielle Schäden. Ggf. schriftlich und fristgerecht anfordern. Bei 10 MA ist die Summe meist geringer, ab 100 MA kann es um erhebliche Beträge gehen. Rückhaltedauer beachten!

Nur wenn alt=Eigentum. Entscheidet, ob ihr das Objekt verkauft, vermietet oder für andere Firmenzwecke behaltet. Bei 10 MA eher einfache Entscheidung, ab 100 MA kann eine Zwischennutzung (Archiv, Lager) sinnvoll sein, ab 1000 MA ggf. Auslagerung einzelner Abteilungen oder Verkauf via Makler.

Bei altem Mietobjekt müsst ihr evtl. alles in den Ursprungszustand versetzen. Bei altem Eigentum könnt ihr Renovierungen fürs Leasing oder den Verkauf planen. Ab 100 MA sind oft Fachhandwerker nötig, ab 1000 MA kann es mehrere Bauabschnitte geben. Gilt für alle Kombinationen.

Nur wenn neu=Eigentum. Stellt sicher, dass das Objekt korrekt im Grundbuch steht. Bei bis 10 MA sichten meist Eigentümer und Notar die Unterlagen, ab 100/1000 MA kümmert sich eine Rechts- oder Finanzierungsabteilung. Prüft Darlehensverträge und Hypotheken.

Erstellt ein finales Protokoll zum neuen Objekt (Miete oder Eigentum). Listet Restmängel, vereinbart Deadlines mit Vermieter oder beauftragten Handwerkern. Ab 100/1000 MA sind oft Brandschutznachrüstungen, Netzwerk-Optimierungen, Kantinenausbau geplant.

Bei Unternehmen ab 100 MA kann es nach dem Einzug notwendig werden, zusätzliche Sprinkler, Fluchtwege, Zutrittsbarrieren einzurichten. Bei 1000 MA sind IT-Security und Notfallkonzepte umfassender. Gilt unabhängig von Miete/Eigentum.

Dokumentiert, was beim Umzug gut lief und was nicht. Für bis 10 MA reicht ein kurzes Fazit, ab 100 MA lohnt ein ausführlicher Projektabschluss, ab 1000 MA ein professionelles Post-Mortem mit allen Stakeholdern. Relevante Themen: Zeitplan, Budget, Koordination, Bauabschnitte.

Koordiniere den Aufbau von Arbeitsplätzen sowie die Installation von IT- und Telekommunikationsanlagen. Stelle sicher, dass alle technischen Anforderungen erfüllt sind.

Weise Teams und Abteilungen in ihre neuen Bereiche ein. Organisiere die Platzierung von Kartons und Mobiliar entsprechend der Raumplanung.

Halten Sie das Team durch E-Mails oder ein digitales Bulletin Board über den Ablauf am Umzugstag informiert. Geben Sie regelmäßig Updates zu Fortschritt und eventuellen Änderungen.

Nutzen Sie interne Chats oder Apps für schnelle Updates und Echtzeit-Kommunikation während des Umzugs. Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter informiert sind.

Nutzen Sie eine zentrale Plattform, um den Status und Fortschritt des Umzugs zu überwachen und zu kommunizieren. Echtzeit-Updates für alle Mitarbeiter.

Nutze Social Media und E-Mail-Newsletter, um Kunden und Partner während des Umzugs über Fortschritte und etwaige Beeinträchtigungen auf dem Laufenden zu halten.

Die zuvor bestimmte Person begleitet den Umzug, prüft ankommende Kisten und Geräte am neuen Standort und notiert eventuelle Schäden direkt im Protokoll. Da Sie nur bis zu 10 Mitarbeitende haben, behalten Sie relativ leicht den Überblick. Eine zeitnahe Fotodokumentation von Schäden verhindert spätere Unklarheiten.

Das definierte Team prüft jede Lieferung und dokumentiert Schäden oder fehlende Kisten in der erstellten Vorlage. Bei bis zu 100 Mitarbeitenden kann sonst leicht der Überblick verloren gehen. Eine zentrale Liste (z. B. in Excel) bietet allen Mitarbeitenden Einblick in den Status.

Sorgen Sie dafür, dass das Umzugsunternehmen jede Schadensmeldung gegenzeichnet, damit klar ist, wann und wie Schäden entstanden sind. Geben Sie Kopien oder Scans der Protokolle an den Dienstleister. Damit sichern Sie beide Seiten ab und vermeiden spätere Streitigkeiten.

Setzen Sie ein Schichtsystem auf, das rund um die Uhr den Transportfluss überwacht, sofern der Umzug zeitlich gestreckt ist. Jedes Team oder Stockwerk hat eine Ansprechperson, die Schäden unverzüglich meldet. Nutzen Sie ein zentrales Dashboard oder Tool, um alles zu erfassen. So behalten Sie bei 1.000 Mitarbeitenden den Überblick.

Regeln Sie, wie gemeldete Schäden mit dem Umzugsunternehmen abgeglichen werden. Bei 1.000 Mitarbeitenden sind klare Eskalationsstufen erforderlich: Wer wird informiert, wenn besonders teure Geräte betroffen sind, und wie erfolgt die Gegenzeichnung? Ein tägliches Meeting hilft, offene Vorgänge zu klären.

Halten Sie direkten Kontakt zur Umzugsfirma, damit bei Rückfragen schnell reagiert werden kann. Teilen Sie den Umzug in klare Etappen ein, damit niemand den Überblick verliert. Achten Sie zudem darauf, dass die Spedition alle Kisten am richtigen Ort ablädt und die Übergabe reibungslos verläuft.

Ein definiertes Logistikteam behält den Gesamtüberblick: Welche Abteilungen werden wann umgezogen und wie wird der Ablauf mit dem Tagesgeschäft vereinbart? Melden Sie dem Umzugsunternehmen frühzeitig Änderungen, etwa wenn Abteilungen länger weiterarbeiten müssen. So vermeiden Sie Wartezeiten und Missverständnisse.

Planen Sie Puffer, falls es zu Verzögerungen kommt (z. B. bei der Beladung oder auf der Fahrtstrecke). Geben Sie dem Logistikteam einen detaillierten Ablaufplan, damit die An- und Abfahrtszeiten eingehalten werden können. Dadurch verringern Sie das Risiko von Engpässen oder chaotischen Zuständen am Umzugstag.

Richten Sie eine Steuerungsstelle ein, die permanent den gesamten Ablauf überwacht. Alle Transporte werden in Echtzeit erfasst, damit Abteilungsleiter wissen, wann welche Möbel oder Kisten ankommen. Ein solches Kontrollzentrum ist essenziell, wenn viele Mitarbeitende oder Abteilungen parallel umziehen.

Legen Sie fest, wie Schäden oder fehlende Gegenstände gemeldet werden und wer im Falle von Lieferproblemen eingreifen darf. Regelmäßige Abstimmungen stellen sicher, dass alle Partner (Umzugsfirma, IT-Service, Abteilungen) auf demselben Stand sind. So bleiben Engpässe überschaubar.

Stellen Sie sicher, dass an beiden Standorten vorübergehend keine Gegenstände die Wege blockieren (z. B. Mülltonnen, Fahrräder). In kleineren Betrieben wird das oft nebenbei gemacht. Prüfen Sie bitte regelmäßig, ob die Durchgänge frei sind und die Umzugshelfer (intern oder extern) ungehindert rangieren können.

Bringen Sie vorübergehend Hinweisschilder an (z. B. „Umzugsweg freihalten“), damit Mitarbeitende oder Besucher keine Kisten im Durchgang abstellen. Eventuell braucht es eine klar definierte Route für Transportkarren. Damit vermeiden Sie Engpässe und Wartezeiten während des Umzugs.

Während des Umzugs kann es zu Staus und Wartezeiten kommen, wenn z. B. ein großer Aufzug belegt ist oder LKW am Rampentor Schlange stehen. Richten Sie ein zentrales Koordinationsteam ein, das bei Engpässen Ausweichflächen (z. B. Lagerraum) freigibt oder die Reihenfolge ändert. So bleibt der Ablauf trotz vieler Transporte geordnet.

Geben Sie allen internen und externen Beteiligten einen bebilderten Plan, der die vorgesehenen Laufwege und Ein- bzw. Ausgänge zeigt. Hängen Sie diese Pläne an zentralen Stellen (z. B. Pforte, Fahrstuhlzugang) aus, damit jeder weiß, wo die Möbelpacker sich bewegen. Dadurch können sich Abteilungen darauf einstellen, welches Treppenhaus oder welcher Gang zeitweise blockiert ist.

Stellen Sie sicher, dass die Halteverbotszone nicht zugeparkt wird. Ein Teammitglied oder die beauftragte Spedition kann regelmäßig kontrollieren, ob die Schilder sichtbar sind. Melden Sie unrechtmäßig parkende Fahrzeuge ggf. dem Ordnungsamt. So behalten Sie reibungslose Abläufe und verhindern Wartezeiten beim Ein- und Ausladen.

Wenn mehrere Fahrzeuge an unterschiedlichen Punkten an- und abfahren, ist eine Koordinationszentrale sinnvoll. Überwachen Sie fortlaufend, ob die reservierten Flächen tatsächlich frei sind. Bei Problemen (z. B. falsch parkende Autos) schaltet sich Ihr Koordinationsteam ein und kontaktiert ggf. das Ordnungsamt. So sichern Sie effiziente Be- und Entladung bei vielen Umzugstransporten.

Sorgen Sie dafür, dass niemand die ausgewiesene Parkfläche für den Umzugswagen blockiert (Mitarbeiter sollten idealerweise weiter hinten parken). Achten Sie darauf, dass Ihre Umzugshelfer oder die Spedition kurze Laufwege haben. Eine Person kann zwischendurch checken, ob beim Ein- und Ausladen alles planmäßig läuft.

Halten Sie Kontakt zwischen dem Team am alten und am neuen Standort. So kann man kommunizieren, wann ein Transportfahrzeug abfährt und wann das nächste ankommen kann. Vermeiden Sie unnötiges Warten, indem Sie freie Stellplätze vor Ort ankündigen. So nutzen Sie die verfügbaren Parkflächen optimal und reduzieren Engpässe.

Setzen Sie eine 24/7-Koordinationsstelle auf, die den Überblick über alle pendelnden LKW und Transporter behält. Diese kann via Funk, Telefon oder Chat feststellen, wann ein Stellplatz frei ist und nächste LKW anrollen können. So vermeiden Sie Blockaden, wenn mehrere Fahrzeuge gleichzeitig ankommen. Die Einsatzleitung kann ferner spontan weitere Parkflächen freigeben oder ändern.

Bei langen Distanzen oder innerstädtischen Großumzügen überwacht Ihr Koordinationsteam laufend Verkehrsinfos. Sollten Straßen plötzlich gesperrt sein (Baustellen, Demonstrationen), ändern Sie die Routenplanung dynamisch. Halten Sie Kontakt zu den Fahrern, damit sie rechtzeitig neue Anweisungen erhalten. So minimieren Sie Stillstand und Verspätungen.

Stellen Sie sicher, dass die Aufkleber oder Markierungen gut sichtbar sind. Falls doch Doppelmarkierungen auftauchen (z. B. ein Schrank mit zwei Farben), entscheiden Sie vor Ort, wo das Möbelstück hingehört. Mit wenigen Personen kann dies spontan geklärt werden, sodass kein Chaos entsteht.

Bei mehreren Teams kann es sonst zu Verwechslungen kommen. Weisen Sie jede Abteilung an, ihre fertig gepackten Kisten an einem definierten Sammelplatz zu stapeln. So sieht die Umzugsfirma sofort, was wohin gehört. Notieren Sie den Status in einer Übersichtsliste (z. B. Team A: 25 Kisten, Raum B: 10 Kisten).

Ein großes Umzugsteam braucht ständige Übersicht: Sind die richtigen Labels an den richtigen Möbeln? Welche Gegenstände fehlen noch? Ein zentrales Koordinationsteam kann per Barcode-Scan oder Übersichtslisten überprüfen, ob Bereiche vollständig verpackt und abtransportiert sind. Diese Echtzeitkontrolle beugt Verwechslungen vor.

Manchmal reicht ein gesonderter Raum (z. B. Konferenzraum, leerer Büroraum) am alten oder neuen Standort, in dem Sie vorübergehend Möbel oder Kisten parken können. Weisen Sie klar aus, was eingelagert wurde und wer Zugriff hat. So verhindern Sie, dass sich Teammitglieder verzetteln oder die gelagerten Gegenstände verwechseln.

Teilen Sie den Lagerraum sinnvoll ein (z. B. Zonierung: Abteilung A, Abteilung B, usw.). Halten Sie ein Protokoll über Eingänge und Ausgänge im Lager, damit Sie stets wissen, was noch dort steht. Ein Teammitglied sollte regelmäßig die Bestände prüfen und sicherstellen, dass keine sensiblen Dokumente oder Geräte unbeaufsichtigt bleiben.

In sehr großen Firmen sollte ein Koordinationsteam permanent den Fluss von Gütern in und aus den Zwischenlagern überwachen. Dieses Team kommuniziert eng mit den Abteilungen und Fahrern, damit alle Transporte termingerecht ablaufen. Eventuelle Engpässe (z. B. volle Lagerkapazität) lassen sich so früh erkennen und lösen.

Empfindliche Daten, teure Maschinen oder wichtige Ersatzteile müssen besonders gesichert werden. Richten Sie Zutrittskontrollen ein (z. B. elektronische Schlösser, Überwachungskameras). Legen Sie fest, welche Personen Zugriff haben. So vermeiden Sie Diebstahl oder unbefugtes Herausnehmen von eingelagerter Ware.

Nur wenn alt=Miete. Dokumentiert den Zustand (Zählerstände, Schäden, Einbauten) gemeinsam mit Vermieter. Gebt alle Schlüssel geordnet zurück, notiert alles im Übergabeprotokoll. Bei 100 / 1000 MA: Stellt sicher, dass alle Mitarbeiter-Keys eingesammelt wurden.

Nur wenn neu=Eigentum. Koordiniert Handwerker, kontrolliert Meilensteine. Bei 10 MA kann ein Einzelhandwerker reichen, bei 100 MA habt ihr ggf. mehrere Gewerke (Elektriker, Trockenbau, Boden). Bei 1000 MA ist ein umfangreiches Bauprojekt mit externem Bauleiter typisch.

Wenn nicht alles sofort ins neue Objekt übernommen werden kann. Bei 10 MA sind Lagerkosten relativ überschaubar, ab 100 MA kann es mehrere Container/Lagerhallen bedeuten, ab 1000 MA womöglich Interimsflächen für Maschinen oder Archivbestände. Gilt für alle Raumtypen.

Nur wenn neu=Miete. Macht eine genaue Begehung mit dem Vermieter, listet eventuelle Bau- oder Ausstattungsmängel. Bei bis 10 MA eher informell, ab 100/1000 MA sehr detailliert (z. B. Protokolle für jede Etage). Grundlage für spätere Streitvermeidung.

Erst ab 100 oder 1000 MA wirklich relevant. Ab 100 MA: Teamweise Zuweisung, ab 1000 MA: Desk-Sharing oder mehrere Großraumbüros. Prüft, ob Schallschutz, Belüftung und Brandschutzwege eingehalten sind. Gilt unabhängig von Miete/Eigentum.

Ab 1000 MA oft ein eigenes Facility Management oder externe Dienstleister (Reinigung, Sicherheit, Wartung von Klimaanlagen/Aufzügen). Kann bei Miete vereinbart sein, bei Eigentum muss man es selbst organisieren. Bei 10/100 MA meist kleiner.

Führt ein Protokoll, welche Räume fertig sind. Bei 10 MA habt ihr schnell Überblick. Ab 100 MA besser wöchentliche Check-ins. Ab 1000 MA Projektmanagement-Tool für Baufortschritt, Möbellieferung, EDV-Verkabelung. Gilt für Miete und Eigentum gleichermaßen.